Titlu: Dezvoltarea unui sistem informatic performant pentru managementul eficient al documentelor si proceselor dintr-o universitate
Acronim: SUNIDOC
Parteneri: SIVECO România (coordonator), Universitatea Politehnica din Bucuresti
Autoritatea Contractanta: AMCSIT - Agentia Manageriala de Cercetare Stiintifica, Inovare si Transfer Tehnologic (Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului, România)
Contractul nr.: 120/28.09.2007
Buget total: 2 681 677 lei RON
Buget public: 1 449 527 lei RON
Perioada de desfasurare: 2007-2010
Director de proiect: Stefan Morcov
Email: stefan.morcov@siveco.ro

Scopul proiectului
Avand in vedere experienta SIVECO Romania in cercetarea si dezvoltarea unor platforme informationale dedicate sectorului educational din Romania, ne propunem extinderea in aceasta arie. Scopul acestei platforme este de a oferi institutiilor din mediul educational un instrument flexibil de lucru pentru managementul documentelor, performant si capabil sa fie integrat cu alte sisteme informatice existente.
In acest sens, proiectul isi propune dezvoltarea unei platforme informationale de management eficient al documentelor si fluxurilor de lucru din cadrul unei universitati, precum si realizarea procedurilor necesare unei functionari eficiente din punct de vedere al productivitatii muncii.
De altfel, cercetarea urmareste realizarea unei platforme dedicate imbunatatirii colaborarii si cresterii productivitatii muncii colaborative din cadrul unei universitati, urmand a furniza utilizatorilor o cale usoara de acces la documente, posibilitatea de a rezolva eficient sarcinile de lucru si de a asigura comunicarea intre unitatile administrative ale universitatii.
In urma cercetarii si dezvoltarii din cadrul proiectului se va obtine un sistem informatic integrat pentru managementul documentelor, capabil sa ofere mecanisme de integrare cu sisteme de arhivare, mecanisme de preluare si gestionare a datelor si de semnare electronica a documentelor, precum si suport pentru generarea de rapoarte cu statistici scolare si de activitate. De asemenea, sistemul va oferi posibilitatea generarii si gestionarii centralizate de formulare electronice, cu scopul ca modalitatea de introducere a datelor de catre utilizatori sa aiba o eficienta sporita si sa ofere un grad de corectitudine si completitudine ridicat.
Experimentarea produsului rezultat in urma proiectului
Produsul rezultat in urma proiectului de cercetare-dezvoltare va fi experimentat in cadrul Universitatii „Politehnica" din Bucuresti. Sistemul va fi activ atat pentru Rectoratul Universitatii, cat si pentru cele 13 facultati care fac parte din Universitate.
Sistemul va asigura un management eficient al documentelor si proceselor specifice unei universitati, incluzand automatizarea activitatii tuturor entitatilor de la catedra la rectorat, va oferi suport pentru realizarea statisticilor scolare prin colectarea datelor din formulare sau prin import-ul acestor date din surse externe. De asemenea, sistemul va oferi suport pentru controlul intern institutional precum si pentru managementul documentelor pe intregul flux in universitate, asigurand mecanismele necesare utilizarii semnaturii eletronice pe documente.
Sistemul va permite de asemenea valorificarea eficienta a informatiilor si documentelor istorice detinute de Universitate, asigurand mecanismele necesare pentru integrarea cu un sistem de scanare si recunoasterere de text (OCR) cu scopul realizarii unei baze de date de cunostinte prin integrarea ulterioara si cu alte sisteme. Aceasta baza de date va putea fi utilizata in proiecte de cercetare ulterioare, asigurand o sursa de informatii necesare si utile ca punct de pornire in activitatea stiintifica.
De asemenea, dezvoltarea si testarea sistemului de management al documentelor si fluxurilor de lucru conduce la identificarea posibilitatilor de crestere a eficientei in fluxurile de comunicare si la declansarea unor propuneri de modificare a modului actual de desfasurare a activitatii in anumite aspecte.

Stiri:

• Pe data de 25 ianuarie 2008 a fost lansat site-ul proiectului SUNIDOC
• Pe data de 10 iulie 2008 a fost depus dosarul de raportare a etapei 2 din cadrul proiectului SUNIDOC
• Pe data de 10 februarie 2009 a fost depus dosarul de raportare corespunzator etapei 3 din cadrul proiectului
• Pe data de 15 septembrie 2009 a fost depus dosarul de raportare corespunzator etapei 4 din cadrul proiectului
• Pe data de 15 septembrie 2010 a fost depus dosarul de raportare corespunzator etapei 5 din cadrul proiectului
• Fisa proiectului a fost publicata in catalogul AMCSIT, de pe site-ul AMCSIT.

Evenimente:

• Pe 10 decembrie 2007 a fost finalizata cu succes prima etapa a proiectului
• Pe 24 martie 2008 a avut loc la sediul partenerului de proiect, Universitatea POLITEHNICA Bucuresti, o prezentare a modului de functionare a modelului experimental al Sistemului de Management al Documentelor. La prezentarea realizata de reprezentantii SIVECO Romania – Ionut Arsene si Radu Lazar – au participat reprezentanti ai partenerului de proiect, printre care doamna Director Economic Dorina Adamescu si domnul Director Resurse Umane si Informatizare Gheorghe Dinu.
• Pe 07 aprilie 2008 a avut loc la sediul partenerului de proiect UPB o intalnire de proiect cu scopul de a analiza activitatile desfasurate, de a discuta aspecte privind actul aditional si a aspectelor privind documentele de raportare ale etapei a doua a proiectului
• In vederea diseminarii rezultatelor proiectului, a fost trimis si acceptat un rezumat referitor la prezentarea proiectului la Conference on Process Integration, Modelling and Optimisation for Energy Saving and Pollution Reduction, CHISA 2008. Lucrarea este intitulata "Document Management Application for Romanian Universities".

  Ca o confirmare a faptului ca lucrarea este inscrisa si acceptata in cadrul Conferintei PRES2008, se poate accesa adresa web http://www.chisa.cz/2008/Userpages/ContribListProgramPre.aspx, unde, la pozitia 1202 este inregistrata cu urmatoarele informatii:
  Denumirea lucrarii: "Document Management Application for Romanian Universities"
  Autori: Costoiu M. ¹, Isopescu R. ¹, Arsene I. ², Plesu V. ¹, Alesincu S. ¹, Corocaescu M. ¹
  1. University "Politehnica" of Bucharest, Centre for Technology Transfer in the Process Industries ,1, Polizu Street, Building A, Room A056, RO-011061, Bucharest, Romania, Phone: 40-21-4023916, Fax: 40-21-3185900, e-mail: cttpi@chim.upb.ro
  2. S.C. SIVECO Romania S.A., 8-10, Maresal Averescu Blvd., RO-011455 Bucharest, Romania, phone: +40-21- 318.12.00, fax : +40 (21) 318.12.02, e-mail: ionut.arsene@siveco.ro